Fassung vom 03.10.2026. Gilt für Business-Kunden von Philoxa und wird mit der Anmeldung als Business oder dem Abschluss eines Business-Tarifs vereinbart. Auf Wunsch senden wir sie auch unterschrieben zu: info@philoxa.com.
Auftragsverarbeiter ist ELEFUN! Inh. Gülnur Hilâl Mert, Lindenstraße 8, 74232 Abstatt, Deutschland. Verantwortlicher ist der Business-Kunde. Der Auftragsverarbeiter nimmt für den Verantwortlichen Anrufe an, beantwortet Fragen auf Grundlage der vom Verantwortlichen hinterlegten Informationen, nimmt Nachrichten, Rückrufwünsche und Terminwünsche auf und leitet sie an den Verantwortlichen weiter. Die Vereinbarung gilt für die Laufzeit des Business-Vertrags.
Betroffen sind Anrufer, Kunden und Interessenten des Verantwortlichen. Verarbeitet werden Name, Telefonnummer, Anliegen, Gesprächsinhalt und Zusammenfassung, Terminwünsche und Sprachnachrichten. Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO werden nicht gezielt erhoben; nennt ein Anrufer solche Daten von sich aus, werden sie wie alle anderen Daten behandelt.
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Die Weisungen ergeben sich aus dem Vertrag, den Einstellungen in der App und Nachrichten an info@philoxa.com. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies unverzüglich mit.
Alle Personen mit Zugriff auf die Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Der Auftragsverarbeiter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in der Anlage beschrieben sind, und passt sie dem Stand der Technik an, ohne das Schutzniveau zu senken.
Der Verantwortliche genehmigt folgende Unterauftragsverarbeiter: Hostinger International Ltd. (Server in Frankfurt am Main), Anthropic PBC (KI-Sprachmodell, USA, Standardvertragsklauseln), ElevenLabs Inc. (Sprachverarbeitung und Telefonie, USA, Standardvertragsklauseln), Twilio Ireland Ltd. und Twilio Inc. (Telefonie und SMS, Irland und USA, EU-US Data Privacy Framework). Benachrichtigungen über Telegram oder WhatsApp erfolgen nur, wenn der Verantwortliche diesen Kanal selbst wählt. Neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter werden mindestens 14 Tage vorher per E-Mail oder in der App angekündigt; der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und den Vertrag in diesem Fall kündigen. Unterauftragsverarbeiter werden vertraglich in gleicher Weise verpflichtet.
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung) und bei seinen Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, soweit ihm das möglich und zumutbar ist.
Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Auftragsverarbeiter unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, mit den bekannten Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO.
Nach Vertragsende löscht der Auftragsverarbeiter die Daten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; vorher kann der Verantwortliche sie in der App exportieren. Gesprächsprotokolle beim Sprachdienst werden nach 30 Tagen gelöscht, Tonaufnahmen von Sprachnachrichten nach der Umwandlung in Text, Sicherungskopien nach 14 Tagen.
Der Auftragsverarbeiter stellt die zum Nachweis der Pflichten nötigen Informationen bereit und ermöglicht Überprüfungen durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten Prüfer nach angemessener Vorankündigung.
Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO, im Übrigen gelten die AGB. Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung beim Datenschutz den AGB vor.