Pilotfassung, Stand 03.10.2026.
ELEFUN! Inh. Gülnur Hilâl Mert, Lindenstraße 8, 74232 Abstatt, Deutschland, info@philoxa.com.
Philoxa ist ein KI-Assistent, der für dich telefoniert, recherchiert und Aufgaben erledigt. Dafür verarbeiten wir die Daten, die du uns gibst (Name, Telefonnummer, Telegram-Kennung, deine Aufträge, dein gespeichertes Gedächtnis) und die Inhalte der Gespräche und Chats mit dem Assistenten.
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO) für alles, was zur Erbringung des Dienstes nötig ist; deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) für das Speichern von Informationen im Gedächtnis des Assistenten und für Sicherheitsfragen; berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 f) für Sicherheit und Missbrauchsschutz sowie für Gespräche mit Dritten, die der Assistent in deinem Auftrag anruft. Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) gibt es nicht.
Unser Server steht bei Hostinger in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Für die KI-Verarbeitung nutzen wir Anthropic (Claude, USA; Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) und ElevenLabs (Sprache und Telefonie, USA; Standardvertragsklauseln), für Telefonie und SMS Twilio (Irland und USA; EU-US Data Privacy Framework). Mit diesen Auftragsverarbeitern gelten Verträge nach Art. 28 DSGVO; sie verarbeiten die Daten nur nach unserer Weisung. Anthropic verwendet die Daten aus unserer Nutzung nicht zum Training seiner Modelle. Zahlungen wickelt Stripe ab (Stripe Payments Europe Ltd., Irland; bei Übermittlung in die USA EU-US Data Privacy Framework); Kartendaten gibst du nur bei Stripe ein, wir sehen und speichern keine Kartennummern. Wenn du Telegram nutzt, gelten für die Übertragung zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Telegram; Telegram ist dabei nicht unser Auftragsverarbeiter.
Wir setzen nur technisch notwendige Cookies für die Anmeldung in der App und für den Abschluss einer Registrierung. Es gibt keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und keine eingebundenen Dienste Dritter auf der Website; Schriften liegen auf unserem eigenen Server. Unser Webserver speichert keine Zugriffsprotokolle. Um zu sehen, wie die Website genutzt wird, zählen wir Seitenaufrufe und Klicks ohne Cookies und ohne Speicherung von IP-Adressen: Gespeichert werden nur Tageszähler (aufgerufene Seite, angeklickter Link, Name der verweisenden Website, Gerätetyp Handy oder Computer, ungefähre Verweildauer in Stufen, Kennzeichen der Werbeanzeige, über die jemand kam). Damit ein Besucher an einem Tag nur einmal gezählt wird, bilden wir aus IP-Adresse und Browserkennung zusammen mit einem täglich neuen Zufallswert einen nicht umkehrbaren Prüfwert; Zufallswert und Prüfwerte werden spätestens nach zwei Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden, verständlichen Website (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).
Wenn der Assistent in deinem Auftrag jemanden anruft, sagt er zu Beginn, dass er ein KI-Assistent ist. Der Gesprächsinhalt wird für dich zusammengefasst. Tonaufnahmen werden nicht gespeichert; das schriftliche Gesprächsprotokoll wird bei ElevenLabs nach 30 Tagen gelöscht. Wenn du den Assistenten bittest, dich durchzustellen (zum Beispiel bei einer Hotline oder Behörde), wartet er in der Warteschleife und verbindet den Anruf dann mit deinem Telefon.
Wenn du auf der Website einen Demo-Anruf anforderst, nutzen wir die eingegebene Telefonnummer ausschließlich für diesen einen Anruf (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Gespeichert wird nur ein nicht umkehrbarer Prüfwert der Nummer und der IP-Adresse, um Missbrauch zu verhindern; er wird nach 30 Tagen gelöscht. Der Anruf wird von ElevenLabs und Twilio abgewickelt, das Gesprächsprotokoll dort nach 30 Tagen gelöscht.
Wenn du deinen Google- oder Outlook-Kalender verbindest, erhalten wir über die offizielle Anmeldung des Anbieters (OAuth) nur Zugriff auf deinen Kalender: Termine lesen, um freie Zeiten zu kennen, und Termine eintragen, die du oder dein Assistent vereinbart habt. Kontakte und Dateien werden nicht angefragt. Auf dein Postfach greift der Assistent nur zu, wenn du das zusätzlich ausdrücklich erlaubst: lesen (nur bei Outlook/Microsoft, z. B. um Bestell-, Versand- oder Rechnungsmails zu finden; ein Gmail-Postfach wird nicht gelesen) und E-Mails senden, die du vorher im Wortlaut freigegeben hast; Mailinhalte werden nicht gespeichert, sondern nur für die jeweilige Frage durchsucht. Das Zugriffstoken wird mit deinem eigenen Schlüssel verschlüsselt gespeichert; Kalenderinhalte werden nicht dauerhaft gespeichert, sondern nur für die jeweilige Aufgabe abgerufen. Du kannst die Verbindung jederzeit in der App trennen (das Token wird dann gelöscht und beim Anbieter widerrufen) oder in deinem Google- bzw. Microsoft-Konto entziehen. Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die wir von Google-APIs erhalten, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Kalenderdaten werden nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Apple (iCloud): Apple bietet dafür keine eigene Anmeldung an. Du erstellst in deinem Apple-Konto ein app-spezifisches Passwort und gibst es zusammen mit deiner Apple-ID ein. Wir speichern beides verschlüsselt mit deinem eigenen Schlüssel und verwenden es ausschließlich für deinen Kalender (Termine lesen und eintragen über caldav.icloud.com), nicht für E-Mails, Kontakte oder Dateien. Du kannst das Passwort jederzeit unter account.apple.com widerrufen oder die Verbindung in der App trennen (dann wird es gelöscht).
Wenn du WhatsApp in der App oder in Telegram aktivierst und uns selbst die Nachricht „START …“ schickst, senden wir dir Ergebnisse, Terminbestätigungen, Erinnerungen und Rückfragen mit Antwortknöpfen per WhatsApp. Dafür verarbeiten wir deine WhatsApp-Nummer, deinen WhatsApp-Profilnamen und den Inhalt dieser Nachrichten; Nummer und Name werden mit deinem eigenen Schlüssel verschlüsselt gespeichert. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Du kannst sie jederzeit widerrufen, indem du „STOP“ schreibst oder WhatsApp in der App trennst. Die Nachrichten laufen über Twilio (Auftragsverarbeiter) und WhatsApp Ireland Ltd. (Meta); dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden, Twilio und Meta sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Auf WhatsApp beantwortet Philoxa keine frei geschriebenen Nachrichten mit KI; Aufträge gibst du weiter über Telegram, die App oder per Anruf. Zustelldaten (Zeit, Status) löschen wir nach 90 Tagen.
Bei der Anmeldung bestätigen wir deine Handynummer mit einem SMS-Code (Versand über Twilio) oder dadurch, dass du uns von dieser Nummer aus anrufst oder unseren Rückruf auf dieser Nummer annimmst. Damit der kostenlose Testzeitraum nur einmal pro Nummer genutzt wird, speichern wir einen nicht umkehrbaren Prüfwert der Nummer (keine Klartextnummer). Dieser Prüfwert bleibt auch nach dem Löschen des Kontos erhalten, um Missbrauch zu verhindern (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).
Wenn du den Assistenten bittest, eine E-Mail oder SMS zu schicken, verarbeiten wir Empfänger und Text und senden die Nachricht erst nach deiner Freigabe: E-Mails über dein verbundenes Postfach (Google oder Microsoft, nur mit deiner zusätzlichen Erlaubnis) oder sonst über unser Postfach mit dem Hinweis, dass sie in deinem Auftrag kommt, Antworten gehen an deine E-Mail-Adresse; SMS über Twilio. Für Online-Reservierungen ruft der Assistent die Website des Anbieters in einem abgeschotteten Browser auf unserem Server auf und gibt dort nur die nötigen Angaben ein (Name, Telefonnummer, E-Mail, Termin, Personenzahl). Abgeschickt wird erst nach deiner Freigabe; Zahlungsdaten und Passwörter werden nie eingegeben. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO).
Wenn du über eine Einladung kommst und ein Zahlungsmittel hinterlegst, prüfen wir, ob dieses Zahlungsmittel schon für einen Gratiszeitraum genutzt wurde oder der einladenden Person gehört. Dafür speichern wir einen nicht umkehrbaren Prüfwert des Kartenmerkmals, das Stripe liefert (keine Kartennummer), und wer wen eingeladen hat. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Missbrauchsschutz (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).
Nutzt ein Unternehmen Philoxa für seine Anrufe, verarbeiten wir die Daten der Anrufer (Name, Nummer, Anliegen, Gesprächsinhalt, Terminwunsch) im Auftrag dieses Unternehmens. Verantwortlich ist dann das Unternehmen; es gilt unsere Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Der Assistent sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass er ein KI-Assistent ist. Sprachnachrichten nach dem Signalton werden in Text umgewandelt und an das Unternehmen weitergeleitet; die Tonaufnahme wird danach gelöscht.
Bei der Anmeldung speichern wir zu deinem Konto, über welche Website du zu uns gekommen bist (nur der Name der verweisenden Website, so wie dein Browser ihn übermittelt, z. B. instagram.com), Kampagnenangaben aus dem Link (utm-Parameter), ob du über eine Einladung kommst und, falls du es angibst, wie du von uns erfahren hast. Dafür wird nichts auf deinem Gerät gespeichert. Wir nutzen das nur, um zu verstehen, welche Kanäle funktionieren (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Die Angaben werden mit deinem Konto gelöscht.
Deine Daten werden mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt gespeichert. Du kannst dein Konto und alle Daten jederzeit selbst löschen (App oder Telegram-Befehl /delete) oder exportieren (/export). Gesprächsprotokolle bei ElevenLabs werden nach 30 Tagen gelöscht. Gelöschte Daten verschwinden spätestens nach 14 Tagen auch aus unseren verschlüsselten Sicherungskopien. Rechnungsdaten bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf.
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (für uns: Landesbeauftragter für den Datenschutz Baden-Württemberg). Schreib an info@philoxa.com.